Informativa sulla privacy
Questa informativa spiega come Prenotai (in precedenza LocalAI) tratta i dati personali, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003. Prenotai è un'app che aiuta le attività locali (saloni, barbieri, centri estetici e simili) a gestire appuntamenti, clienti e prenotazioni online con un assistente basato su intelligenza artificiale.
- Chi è il titolare
- Due situazioni diverse
- Dati dei titolari di attività
- Dati dei clienti dei saloni
- Assistente AI e voce
- Fornitori e trasferimenti
- Per quanto tempo
- Dati sul tuo dispositivo
- I tuoi diritti
- Sicurezza
- Modifiche
1. Chi è il titolare del trattamento
Per qualsiasi domanda sulla privacy o per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere all'indirizzo email indicato. Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non obbligatorio per questo servizio.
2. Due situazioni diverse
- Se usi Prenotai per gestire la tua attività (sei un "titolare di attività"), Prenotai è titolare del trattamento dei dati del tuo account: ti spieghiamo tutto nella sezione 3.
- Se sei cliente di un salone e prenoti dalla sua pagina, o il salone ti registra nell'app, il titolare del trattamento è il salone. Prenotai tratta i tuoi dati solo per conto del salone, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), secondo i Termini di servizio. Dettagli nella sezione 4.
3. Dati dei titolari di attività
| Dati | Perché | Base giuridica |
|---|---|---|
| Email e password (la password è salvata solo in forma cifrata) | Creare l'account e farti accedere | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Nome, tipo e indirizzo dell'attività, listino prezzi, durate, orari di apertura | Far funzionare agenda, assistente e pagina prenotazioni | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Messaggi scritti o dettati all'assistente e relative risposte | Eseguire le richieste e mostrarti la cronologia | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Piano, stato dell'abbonamento, periodo di prova, contatori di utilizzo mensile, identificativi Stripe | Gestire prova gratuita, abbonamento e limiti dei piani | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Dati di fatturazione e pagamento | Incassare l'abbonamento ed emettere fatture e ricevute | Contratto e obblighi di legge fiscali (art. 6.1.b e 6.1.c) |
| Data e versione di accettazione dei Termini e di questa informativa | Dimostrare l'accettazione | Obbligo di legge e legittimo interesse (art. 6.1.c e 6.1.f) |
| Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di dispositivo, registri di errore | Sicurezza, prevenzione abusi, risoluzione dei problemi | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
Pagamenti. I dati della carta vengono inseriti direttamente nella pagina sicura di Stripe e Prenotai non li vede né li conserva. Per i pagamenti Stripe può agire come venditore ufficiale (merchant of record) e quindi come titolare autonomo dei dati di pagamento, secondo la propria informativa.
Non usiamo i tuoi dati per pubblicità, non li vendiamo e non facciamo profilazione.
4. Dati dei clienti dei saloni
Per conto del salone, Prenotai tratta:
- nome, telefono ed eventualmente email e note inserite dal salone;
- appuntamenti: servizio, data, ora e stato (confermato, da confermare, annullato, rifiutato);
- conversazioni della pagina prenotazioni: i messaggi scambiati con l'assistente del salone per chiedere un appuntamento.
Questi dati servono solo a gestire le prenotazioni con quel salone. La base giuridica, stabilita dal salone come titolare, è di regola l'esecuzione di misure precontrattuali o del contratto con il cliente (art. 6.1.b). Per esercitare i tuoi diritti rivolgiti prima al salone; puoi comunque scriverci e inoltreremo la richiesta.
WhatsApp. I messaggi di conferma e promemoria vengono aperti in WhatsApp sul telefono del salone e inviati dal salone stesso, dal proprio numero: Prenotai non li invia e non li riceve.
La pagina prenotazioni non è pensata per minori di 14 anni: in quel caso la prenotazione va fatta da un genitore.
5. Assistente AI e voce
- I messaggi inviati all'assistente (dal titolare o dalla pagina prenotazioni) vengono elaborati dai modelli di OpenAI tramite API, insieme alle informazioni necessarie a rispondere (ad esempio listino, orari, appuntamenti esistenti).
- I messaggi vocali vengono inviati a OpenAI solo per essere trascritti in testo: l'audio non viene salvato da Prenotai.
- Secondo le condizioni di OpenAI per le API, i dati non vengono usati per addestrare i modelli e possono essere conservati per un periodo limitato per prevenire abusi.
- L'assistente prende decisioni solo su richiesta: le prenotazioni dalla pagina pubblica restano da confermare finché il salone non le accetta. Non ci sono decisioni automatizzate con effetti giuridici sulle persone (art. 22 GDPR).
6. Fornitori e trasferimenti fuori dall'UE
Usiamo fornitori affidabili, nominati responsabili del trattamento dove previsto:
| Fornitore | A cosa serve | Dove |
|---|---|---|
| Supabase | Database e accesso all'account | Server in Unione Europea |
| Vercel | Ospita l'app e le sue funzioni | UE e Stati Uniti |
| OpenAI | Assistente AI e trascrizione vocale | Stati Uniti |
| Stripe | Pagamenti, abbonamenti, fatture e imposte | UE e Stati Uniti |
Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti. I trasferimenti avvengono sulla base del EU-U.S. Data Privacy Framework oppure delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea (art. 45 e 46 GDPR).
I dati possono inoltre essere comunicati a consulenti fiscali e alle autorità, quando la legge lo richiede.
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
- Account, attività, clienti, appuntamenti e chat con l'assistente: finché l'account è attivo. Se elimini l'account vengono cancellati subito.
- Conversazioni della pagina prenotazioni: massimo 6 mesi dall'ultimo messaggio, poi vengono cancellate automaticamente. Gli appuntamenti che ne derivano restano nell'agenda del salone.
- Dati di fatturazione: 10 anni, come richiesto dalla normativa fiscale (art. 2220 c.c.). Sono conservati da Stripe.
- Registri tecnici: per il tempo stabilito dai fornitori, di norma poche settimane.
- Copie di sicurezza (backup): i dati cancellati possono restare nei backup del database fino alla loro scadenza naturale.
8. Dati salvati sul tuo dispositivo
Prenotai non usa cookie di profilazione né strumenti di statistica o pubblicità, quindi non serve un banner cookie. Usa solo la memoria del browser (localStorage) per funzioni tecniche necessarie:
- mantenere l'accesso all'account;
- mostrare la cronologia recente della chat con l'assistente su quel dispositivo;
- ricordare quali messaggi WhatsApp hai già aperto;
- nella pagina prenotazioni, ritrovare la tua conversazione e lo stato delle tue richieste.
Puoi cancellare questi dati in qualsiasi momento dalle impostazioni del browser o uscendo dall'account.
9. I tuoi diritti
Puoi chiedere in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse e ricevere una copia in formato leggibile (portabilità), ai sensi degli articoli 15–21 del GDPR.
Per le altre richieste scrivi a andrea.rizzo88@icloud.com: rispondiamo entro un mese. Se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
10. Sicurezza
Le comunicazioni sono cifrate (HTTPS). Ogni attività può vedere solo i propri dati, grazie a regole di accesso applicate dal database. Le chiavi segrete dei servizi sono conservate solo sui server e non nell'app. In caso di violazione dei dati che comporti rischi per le persone, avviseremo il Garante e, se necessario, gli interessati, nei tempi previsti dalla legge.
11. Modifiche a questa informativa
Se cambiamo questa informativa in modo rilevante, te lo segnaleremo nell'app e ti chiederemo di prenderne visione. La versione e la data in alto indicano l'ultimo aggiornamento.